EHBO-vereniging Hooghalen

Protocol Privacybeleid

De Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO afdeling Hooghalen verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Protocol privacybeleid

In het protocol privacybeleid geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KNV EHBO afdeling Hooghalen en via het ledenadministratiesysteem DLA van de KNV EHBO. Het protocol privacybeleid is terug te vinden op www.ehbohooghalen.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

•Voor- en achternaam

•Geslacht

•Geboortedatum

•Adresgegevens

•Telefoonnummer

•E-mailadres

•Inschrijfnummers KNV-EHBO en/of Oranje Kruis

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

•Het afhandelen van uw betaling, voor lidmaatschap, voor cursussen, of verleende diensten.

•Om u te kunnen bellen of e-mailen of per post te informeren indien dit nodig is om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren.

•Om u te informeren over wijzigingen van onze dienstenverleningen. Zoals nieuwe cursussen en data van herhalingslessen.

•Om diensten bij u te kunnen leveren.

•Om u te kunnen inzetten bij diensten aan derden, w.o. evenementen.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het adres van de secretaris. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard (KNV EHBO) en in een map, die berust bij de secretaris.

Inschrijfformulieren voor cursus of workshops op papier of de website

Inschrijfformulieren worden digitaal bewaard op een beveiligde USB-stick en/of op papier in een map die berust bij de secretaris.

Na afloop van de cursus, het toesturen van de diploma’s en/of certificaten en het betalen van de factuur worden de gegevens vernietigd.

Registratie van certificaten gebeurt in een beveiligde web-omgeving bij het Oranje Kruis en het Rode Kruis.

(Hard-copy) ledenlijsten

Bij iedere lesavond is er een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van deelnemers aanwezig. Verder worden op een fysieke lijst de aanwezigheid en de behaalde competenties van de deelnemers geregistreerd (volgens eisen Oranje Kruis). Deze lijsten zijn alleen inzichtelijk voor de bestuursleden (voorzitter, secretaris, penningmeester) en de instructeur voor zover hij/zij de gegevens nodig heeft voor certificering en/of verlenging. De lijsten worden na afloop van een seizoen bewaard door de secretaris om aan de eisen van Het Oranje Kruis voor verlenging van de diploma’s en certificaten te voldoen.

Omgang met beeldmateriaal (foto's, video) van leden

Wij maken foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van onze afdeling en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken.

Gegevens die buiten de organisatie worden verwerkt (welke gegevens worden (extern) gedeeld?)

Bij een inzet/dienst mag persoonlijke informatie m.b.t. een slachtoffer mondeling worden gedeeld ambulanceverpleegkundigen.

Voor registratie van slachtoffers, via een zogenaamd slachtofferregistratieformulier, geldt:

•de informatie wordt door eerste-hulp-vrijwilligers alleen gedeeld met het slachtoffer en met betrokken professionele hulpverleners;

•een doorslag wordt in bewaring gegeven bij de secretaris; deze slaat ze op en bewaart ze als de overige persoonsgegevens;

•op een registratieformulier wordt de naam van een slachtoffer allen geregistreerd als het slachtoffer daarvoor toestemming geeft en dit bekrachtigt met een handtekening op het formulier; in alle andere gevallen is de registratie anoniem.

Communicatie over privacybeleid (hoe worden leden geïnformeerd?)

Het privacybeleid van KNV EHBO afdeling Hooghalen is terug te vinden via www.ehbohooghalen.nl en op te vragen via het secretariaat. Tevens krijgen leden van de vereniging dit protocol eenmalig toegezonden.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze secretaris. KNV EHBO afdeling Hooghalen heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

•Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.

•Toegang tot de USB-stik met persoonlijke gegevens beveiligd met wachtwoord, alleen bekend bij secretaris en voorzitter.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierom besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een vrijwilliger van onze afdeling) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

KNV EHBO afdeling Hooghalen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De gegevens van oud-leden worden bewaard alleen wanneer en voor zover dit nodig is voor uitnodigingen voor bijv. jubilea, herdenkingsbijeenkomsten etc.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert KNV EHBO afdeling Hooghalen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het adres van de secretaris.

Hooghalen, 25 februari 2019