EHBO-vereniging Hooghalen
Protocol Privacybeleid KNV EHBO Hooghalen
De Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO afdeling Hooghalen verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Protocol privacybeleid
In het protocol privacybeleid geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KNV EHBO afdeling Hooghalen en via het ledenadministratiesysteem DLA van de KNV EHBO. Het protocol privacybeleid is terug te vinden op www.ehbohooghalen.nl.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het adres van de secretaris. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard (KNV EHBO) en in een map, die berust bij de secretaris.
Inschrijfformulieren voor cursus of workshops op papier of de website
Inschrijfformulieren worden digitaal bewaard op een beveiligde USB-stick en/of op papier in een map die berust bij de secretaris.
Na afloop van de cursus, het toesturen van de diploma’s en/of certificaten en het betalen van de factuur worden de gegevens vernietigd.
Registratie van certificaten gebeurt in een beveiligde web-omgeving bij het Oranje Kruis en het Rode Kruis.
(Hard-copy) ledenlijsten
Bij iedere lesavond is er een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van deelnemers aanwezig. Verder worden op een fysieke lijst de aanwezigheid en de behaalde competenties van de deelnemers geregistreerd (volgens eisen Oranje Kruis). Deze lijsten zijn alleen inzichtelijk voor de bestuursleden (voorzitter, secretaris, penningmeester) en de instructeur voor zover hij/zij de gegevens nodig heeft voor certificering en/of verlenging. De lijsten worden na afloop van een seizoen bewaard door de secretaris om aan de eisen van Het Oranje Kruis voor verlenging van de diploma’s en certificaten te voldoen.
Omgang met beeldmateriaal (foto's, video) van leden
Wij maken foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van onze afdeling en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken.
Gegevens die buiten de organisatie worden verwerkt (welke gegevens worden (extern) gedeeld?)
Bij een inzet/dienst mag persoonlijke informatie m.b.t. een slachtoffer mondeling gedeeld worden met ambulanceverpleegkundigen.
Voor registratie van slachtoffers, via een zogenaamd slachtofferregistratieformulier, geldt:
Communicatie over privacybeleid (hoe worden leden geïnformeerd?)
Het privacybeleid van KNV EHBO afdeling Hooghalen is terug te vinden via www.ehbohooghalen.nl en op te vragen via het secretariaat. Tevens krijgen leden van de vereniging dit protocol eenmalig toegezonden.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze secretaris. KNV EHBO afdeling Hooghalen heeft de volgende maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierom besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een vrijwilliger van onze afdeling) tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
KNV EHBO afdeling Hooghalen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De gegevens van oud-leden worden bewaard alleen wanneer en voor zover dit nodig is voor uitnodigingen voor bijv. jubilea, herdenkingsbijeenkomsten etc.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert KNV EHBO afdeling Hooghalen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het adres van de secretaris.
Hooghalen, 29 juni 2021