|
Koninklijke Nederlandse Vereniging |
|
Afdeling Hooghalen |
Ondersteuning bij evenementen
voorwaarden, bepalingen en aandachtspunten
Inleiding
De EHBO-vereniging Hooghalen is een vrijwilligersorganisatie, als afdeling aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO. De vereniging organiseert EHBO opleidingen en vervolglessen en verzorgt op aanvraag EHBO ondersteuning tijdens evenementen. Om deze EHBO ondersteuning zo goed mogelijk te laten verlopen, zowel in de voorbereiding, de uitvoering als na afloop zijn er een aantal aandachtspunten, voorwaarden en bepalingen. U wordt voor het door u te organiseren evenement verzocht rekening te houden met het volgende:
1. Voorbereiding
1.1. Een aanvraag voor EHBO ondersteuning bij een evenement dient, via het aanvraagformulier op onze website, minimaal 4 weken voor aanvang ingediend te worden.
1.2. De aanvraag wordt schriftelijk bevestigd door de EHBO-vereniging. De bevestiging geschiedt op basis van de verstrekte informatie.
1.3. De aanvrager of organisator van het evenement informeert de EHBO-vereniging zo compleet mogelijk over de bijzonderheden.
1.4. Wanneer een evenement vergunning plichtig is dan is de aanvrager/organisator verantwoordelijk voor de naleving van de door de gemeente afgegeven vergunning.
1.5. Wanneer zich na het versturen van de bevestiging (punt 1.2) verzwarende omstandigheden voordoen, bijvoorbeeld door (strengere) eisen in een vergunning, dan informeert de aanvrager/organisator de EHBO-vereniging onmiddellijk.
1.6. Indien de omstandigheden na het indienen van de aanvraag wijzigen dan behouden wij het recht de medewerking in te trekken dan wel te accepteren onder andere voorwaarden.
1.7. De aanvrager/organisator van het evenement wordt geadviseerd de dienstdoende huisartsenpost of -praktijk van het evenement in kennis te stellen.
1.8. Wanneer een evenement geannuleerd wordt dan dient de EHBO-vereniging hierover zo spoedig mogelijk in kennis gesteld te worden.
1.9. Voor elk evenement wordt een beroep gedaan op leden van de vereniging om als vrijwilliger dienst te doen. Een situatie dat er geen vrijwilligers beschikbaar zijn voor een evenement is niet uit te sluiten. Indien deze situatie zich voor doet dan dienen wij een assistentieverzoek in bij omliggende EHBO verenigingen.
1.10. Indien er geen capaciteit is voor wat betreft beschikbare vrijwilligers en/of benodigde materialen zijn wij genoodzaakt de gevraagde EHBO ondersteuning af te wijzen of toegezegde EHBO ondersteuning in te trekken. De organisator wordt schriftelijk geïnformeerd.
2. Verzekering
2.1. De wettelijke aansprakelijkheid van de eerstehulpverleners ligt bij de aanvrager/organisator van het evenement. Wij gaan er dan ook van uit dat in een aansprakelijkheidsverzekering is voorzien en dat de eerstehulpverleners zijn meeverzekerd.
2.2. Ten behoeve van de leden van de EHBO-vereniging Hooghalen is een collectieve ongevallenverzekering afgesloten.
3. Evenement
3.1. De eerste hulpverleners zijn vrijwilligers. Wij verwachten dan ook dat deze vrijwilligers een consumptie, een lunchpakket of maaltijd krijgen aangeboden.
3.2. Voor het verzorgen van eventuele slachtoffers dient een behandelruimte beschikbaar te zijn.
3.2.1. Bij evenementen in de buitenlucht waarbij sprake is van goede weersomstandigheden en weersverwachtingen kan volstaan worden met een tent waarvan de wanden gesloten zijn.
3.2.2. In andere gevallen is een afsluitbare (kleed)kamer of container-unit vereist.
3.2.3. Afmetingen van de behandelruimte zijn bij voorkeur niet kleiner dan 3 bij 5 meter.
3.2.4. De behandelruimte is naast een tafel en 2 stoelen en afvalbak zo mogelijk ook voorzien van stromend warm/koud water, voldoende licht, elektriciteit en telefoon.
3.2.5. In geval van lawaaiige evenementen, bijvoorbeeld muziekfestivals of motor- en autoraces stellen wij een geluidsarme behandelruimte op prijs.
3.3. Van de organisator wordt verwacht dat de weersverwachting nauwlettend gevolgd wordt. Indien sprake is van extreme weersverwachting treedt de organisator in overleg met de evenementen coördinator van de vereniging en tijdens het evenement met de aanwezige EHBO coördinator.
3.4. Indien een EHBO coördinator gedurende het evenement indicaties krijgt dat de eerste hulpverlening uit de hand dreigt te lopen dan kan gevraagd worden om extra maatregelen. Bijvoorbeeld: het evenement inkorten, route verleggen, tijdschema aanpassen, deelname stop, evenement (tijdelijk) stilleggen, extra verzorgingsposten, etc..
3.5. De kans bestaat dat bezoek aan een arts gewenst is. De aanvrager/organisator van het evenement wordt geadviseerd met vervoer van een eventueel slachtoffer rekening te houden. Eerste hulpverleners zullen in principe het slachtoffer niet begeleiden naar een arts/ziekenhuis.
3.6. De inzet van een ambulance kan noodzakelijk zijn. De aanvrager/organisator zorgt er voor dat het parkoers, de route, het (evenementen)terrein en/of behandelruimte goed bereikbaar is voor de ambulance. Speciale aandacht wordt gevraagd voor wegafzettingen en mogelijk afgesloten hekken of deuren tijdens het evenement.
3.7. Zittend vervoer tijdens het evenement van een slachtoffer naar een behandelruimte, huisartsenpost of spoedeisende hulp vindt alleen plaats indien de toestand van het slachtoffer dit toelaat en het voertuig hiervoor geschikt is en (achterin) plaats biedt.
3.8. Om communicatie mogelijk te maken tussen organisatie en EHBO kan het wenselijk zijn gebruik te maken van portofoons, mobilofoons of andere communicatiemiddelen. De aanvrager/organisator van het evenement wordt geadviseerd hiermee rekening te houden en zo mogelijk apparatuur beschikbaar te stellen.
3.9. De vereniging beschikt over mobiele telefoons. Indien gewenst kan, na overleg en goedkeuring, het telefoonnummer opgenomen worden in het programma- of draaiboek.
3.10. Wanneer een EHBO-telefoonnummer (zie punt 3.9.) beschikbaar gesteld wordt dan is het nummer alleen operationeel tijdens de “dienst-uren” van de eerstehulpverleners.
3.11. Van mobiele telefonie is bekend dat op sommige plaatsen geen bereik is met het netwerk van de provider. De vereniging aanvaart geen aansprakelijkheid ingeval van onbereikbaarheid.
3.12. Voor plaatsbepaling ingeval van incidenten is het zinvol om over plattegronden van gebouwen of evenementterreinen te beschikken al dan niet voorzien van een raster-aanduiding.
3.13. Omvat een evenement meerdere dagen dan kan het efficiënt zijn de EHBO-materialen te laten “overnachten” bij de organisator van het evenement. In dat geval verwachten wij van de organisator als een “goed huisvader” op te treden.
4. Registratie
4.1. De dienstdoende eerstehulpverleners registreren de bijzonderheden voor wat betreft het evenement, de eventueel behandelde slachtoffers en de verbruikte (verband)materialen.
4.2. Verbruikte (verband)materialen worden aan de hand van een tellijst geregistreerd.
4.3. Het is de eerstehulpverleners niet toegestaan informatie aan derden over slachtoffers te verstrekken.
5. Financiën
5.1. Aan de EHBO ondersteuning zijn kosten verbonden. Het tarief is onder meer afhankelijk van de aard en omvang van het evenement.
5.2. Voor evenementen van grotere omvang, meerdaagse of op feestdagen kan van de wijze van berekening afgeweken worden. Het tarief wordt dan ook per eerstehulpverlener/per uur berekend of er wordt een totaalbedrag overeengekomen. Tevens kunnen ook administratie kosten worden berekend.
5.3. Voor hulpverleningen tussen 23:00 uur en 07:00 uur geldt een hoger tarief.
5.4. Een nota wordt, in principe, na het evenement toegezonden en dient binnen 14 dagen voldaan te worden. Bij niet tijdige betaling kunnen administratiekosten in rekening gebracht worden. Voor administratiekosten wordt 10% van het notabedrag gerekend met een minimum van € 5,00.
5.5. De vereniging behoudt zich het recht voor om alvorens een aanvraag voor EHBO ondersteuning te accepteren vooruitbetaling te eisen.
5.6. Kosten van verbruik van verbandmiddelen kunnen achteraf in rekening gebracht worden op basis van nacalculatie.
5.7. Kosten vanwege het gebruik van (mobiele) telefoon(s) en andere communicatiemiddelen kunnen achteraf in rekening gebracht worden.
5.8. Wanneer een evenement minder dan 24 uren voor aanvang wordt geannuleerd dan zal een nota volgen op basis van minimaal 4 uur.
5.9. Reiskosten worden apart in rekening gebracht. Eén en ander wordt berekend op basis van gereden kilometers. Dit laatste langs de kortste weg en zo veel als mogelijk op basis van carpooling.
